iPhone и Mac для самозанятого: простая схема хранения чеков, актов и переписки

Самозанятому легко утонуть в чеках, актах и переписке с клиентами, если все хранится как попало в мессенджерах и папках. Разбираем, как на iPhone и Mac настроить простую и надежную систему учета документов на основе стандартных приложений и iCloud — без сложных CRM и платных сервисов.

Когда работаешь сам на себя, документы появляются каждый день: чеки, акты, счета, договоры, подтверждения оплат в банке, переписка с клиентами. Если всё это живет в разных чатах, галереях и «Загрузках», в какой-то момент наступает хаос.

Хорошая новость: уже одного iPhone и Mac достаточно, чтобы за пару вечеров навести порядок и больше к нему не возвращаться. Ни CRM, ни сложные сервисы не обязательны — достаточно встроенных приложений и iCloud.

Принцип: одна папка – одна сделка или один клиент

Чтобы система учета документов на Mac и iPhone работала годами, важно не «какой софт», а какая структура. Ниже простая модель, которая подходит большинству самозанятых — от дизайнеров до репетиторов.

• Отдельная папка на клиента или на проект (если клиентов немного и проекты долгие).
• Внутри — стандартные подпапки: 01_Договоры, 02_Акты_чек, 03_Переписка, 04_Материалы_от_клиента.
• Все файлы называем по одной схеме: дата + тип + клиент/проект.

Например:

• 2025-03-14_Акт_Иванов_сайт.pdf
• 2025-03-14_Чек_Сбер_Иванов.jpg
• 2025-03-13_Договор_Иванов_подписан.pdf

Такой формат удобен, потому что:

• файлы автоматически сортируются по дате;
• поиск по фамилии или названию проекта сразу выдает весь комплект документов;
• легко понять, что старое, а что свежее.

Ваша цель — чтобы любой документ можно было найти за 15 секунд: по клиенту и типу документа или по месяцу и типу.

iCloud: основа для синхронизации iPhone и Mac

Чтобы не думать, на каком устройстве у вас последний вариант акта, нужно одно хранилище, которое одинаково видно и на iPhone, и на Mac. Для большинства самозанятых достаточно iCloud Drive, который идет в комплекте с любым Apple iPhone и Apple Macbook.

Что включить на iPhone

1. Откройте «Настройки» → ваш Apple ID → iCloud.
2. Включите «iCloud Drive».
3. Ниже найдите и включите:
   • «Файлы» (или доступ приложению «Файлы» к iCloud Drive);
   • «Заметки» (если хотите хранить текстовые договоренности и конспекты);
   • iCloud для приложений банка/сканера — по возможности.

Что включить на Mac

1. Откройте «Системные настройки» → Apple ID → iCloud.
2. Отметьте iCloud Drive и нажмите «Параметры».
3. Поставьте галочку у «Папка «Документы» и Рабочий стол» (если хотите, чтобы они тоже были в облаке).

После этого папка с делами самозанятого может жить в:

• iCloud Drive → Бизнес — универсальный вариант;
• или в Документах, если они уже синхронизируются через iCloud.

Базовая структура папок: создаем один раз

На Mac удобнее один раз создать дерево папок, а потом просто дублировать папку-шаблон под каждого клиента или проект. Это особенно полезно, если вы только что перешли с Windows на macOS и приводите структуру в порядок (про сам переезд мы подробно писали в материале о переходе с Windows на Mac).

Шаблон папки для клиента

Создайте в iCloud Drive (через Finder) папку, например, _Шаблон_Клиент, а в ней:

• 01_Договоры
• 02_Акты_чеки
• 03_Переписка_скриншоты
• 04_Материалы_от_клиента
• 05_Моя_работа (готовые макеты, результаты и т.п.)

Когда появляется новый клиент, просто:

1. Копируете папку _Шаблон_Клиент.
2. Переименовываете её, например, в Клиент_Иванов_2025.

То же самое можно делать и на iPhone через приложение «Файлы», но на Mac это быстрее.

Хранение чеков и актов: iPhone как сканер, Mac как архив

Самая частая боль — чеки и акты, которые лежат где-то в мессенджерах или приходят бумажными. Если вы делаете много покупок для работы, удобно сразу продумать, каким смартфоном Samsung или iPhone вы пользуетесь как рабочим, и настроить на нем один и тот же подход к сканам и чекам.

Как быстро «оцифровывать» бумажные документы на iPhone

Используем стандартное приложение «Заметки» и/или «Файлы»:

1. Откройте «Заметки», создайте новую заметку или выберите уже существующую для проекта.
2. Нажмите значок камеры → «Сканировать документы».
3. Наведите камеру на чек или акт, приложение само обрежет края.
4. Сохраните скан как PDF.
5. Нажмите кнопку «Поделиться» → «Сохранить в Файлы».
6. Выберите нужную папку клиента в iCloud Drive и сохраните под понятным именем.

Например, 2025-02-07_Чек_налог_ОнлайнКасса.pdf или 2025-02-07_Акт_Иванов_дизайн_подписан.pdf.

Так вы решаете сразу три задачи:

• документ в PDF, а не как кривая фотография;
• хранится в общей структуре с остальными файлами клиента;
• сразу доступен и на Mac, и на iPhone.

Цифровые чеки и акты из почты или банка

Часто акт или чек приходит на электронную почту или в приложении банка. Важно не оставить его в письме или уведомлении, а сразу положить в ваш «архив».

Схема на iPhone:

1. Откройте письмо с документом или чек в приложении банка.
2. Нажмите «Поделиться» или значок экспорта.
3. Выберите «Сохранить в Файлы».
4. Сохраните в папку клиента → подпапку 02_Акты_чеки.
5. Переименуйте файл по вашей схеме (дата + тип + клиент/проект).

На Mac логика та же: сохранение в папку клиента в Finder и сразу переименование.

Переписка с клиентами: как не потерять важное в мессенджерах

Переписка в мессенджерах — это не только рабочие задачи, но и часто фактические договоренности: стоимость, сроки, изменения ТЗ. Их лучше держать не только в чате.

Как фиксировать важные договоренности

Есть три простых подхода, которые можно комбинировать.

1. Скриншоты ключевых сообщений

Подходит, если вы договорились о цене или сроках и хотите иметь «скрин» на всякий случай:

• делаете скриншот переписки с уточнением цены или условий;
• сразу после скрина: «Поделиться» → «Сохранить в Файлы»;
• кладете в папку клиента → 03_Переписка_скриншоты;
• называете файл, например: 2025-02-10_Переписка_цена_Иванов.png.

Это удобно тем, что скриншот хранится рядом с актом и договором, а не теряется в истории чатов.

2. Краткое резюме в заметках

Более аккуратный вариант — после созвона или важной переписки сделать мини-резюме:

• Откройте «Заметки» и заведите по одной заметке на клиента или проект.
• После договоренностей напишите: дата, сумма, сроки, особые условия.
• Внизу можно прикрепить скриншот того же диалога.

Это удобно просматривать на iPhone «на бегу», а при необходимости заметку можно экспортировать в PDF и положить в папку проекта в iCloud.

3. Письмо-самоподтверждение

Если переписка шла в мессенджере, можно переслать самому себе краткое резюме на email:

• в мессенджере пишете клиенту: «Итого договорились...»;
• копируете текст и отправляете себе на почту;
• на Mac сохраняете письмо в PDF и кладете в папку клиента.

Это немного длиннее по шагам, но такой PDF легче показать при споре: в нем отправитель, дата и текст.

Бизнес на смартфоне: как работать, почти не открывая ноутбук

Для многих самозанятых iPhone — основное рабочее устройство. Mac нужен только время от времени. Если это ваш случай, важно настроить так, чтобы 90% операций делались с телефона, а Mac служил «большим экраном и архивом».

На iPhone делаем:

• Сканирование чеков, актов, договоров через «Заметки» или «Файлы».
• Сохранение всех рабочих документов только в iCloud Drive в заранее созданные папки.
• Переписку с клиентами в одном-двух мессенджерах, без распыления по пяти приложениям.
• Быструю проверку нужного акта или договора через приложение «Файлы».

На Mac делаем:

• Проверяем и разбираем «скопившееся»: переименовываем файлы, если с телефона сохранили «как есть».
• Делаем резервную копию папки с документами на внешний диск или в другой облачный сервис.
• Готовим сложные документы (макеты, счета, большие таблицы и т.д.).

Организация файлов: простые правила, чтобы не утонуть

Даже идеальная структура папок не спасет, если файлы будут называться «скан 12 34 окончательный точно.pdf» и лежать где попало.

Правило 1: один «дом» для всех рабочих файлов

Определитесь, где у вас «дом» для документов самозанятого:

• например, iCloud Drive → Бизнес;
• внутри — по папке на клиента или проект;
• внутри проекта — стандартные подпапки (акты, договоры, переписка, материалы).

Вне этой структуры ничего рабочего не храните. Получили акт, скачали макет, сделали скан — всё уходит в «дом».

Правило 2: единая схема названий

Выберите один формат и придерживайтесь его для всех документов. Например:

• ГГГГ-ММ-ДД_Тип_Клиент_Кратко_о_чем

Примеры:

• 2025-02-15_Договор_Иванов_сайт.pdf
• 2025-02-20_Акт_Иванов_этап2.pdf
• 2025-02-20_Чек_Сбер_Иванов_этап2.pdf

Через несколько месяцев вы скажете себе спасибо: поиск по году, месяцу и фамилии легко собирает все документы по сделке.

Правило 3: «входящая» папка на случай спешки

Иногда нет времени сразу раскладывать всё по подпапкам. Для этого сделайте одну папку _INBOX внутри вашего «дома»:

• на iPhone сохраняйте туда все документы, когда нет времени думать;
• раз в день или неделю на Mac разберите _INBOX: переименуйте и разложите по нужным папкам.

Главное — чтобы все новые файлы всегда попадали хотя бы в один понятный «вход», а не разлетались по загрузкам и разным программам.

Резервное копирование: что будет, если iPhone или Mac потеряются

iCloud — это удобно, но не стоит рассчитывать только на одно облако. У самозанятого любой сбой может означать потерю документов за несколько лет.

Минимум: бэкап папки «Бизнес»

Раз в неделю или раз в месяц:

• на Mac откройте Finder → папку «Бизнес» (или как она у вас называется);
• скопируйте её целиком на внешний диск или в другое облако;
• можно просто хранить по одной копии на каждый месяц: Бизнес_backup_2025-02, Бизнес_backup_2025-03 и т.д.

Так вы защищены сразу от нескольких рисков:

• потеря iPhone или Mac;
• ошибочное удаление папки в iCloud;
• технический сбой в одном сервисе.

Краткий чек-лист: с чего начать за один вечер

Если хотите прямо сегодня навести базовый порядок, можно идти по такому плану.

Шаг 1. Включить iCloud и «Файлы»

• На iPhone — включить iCloud Drive и приложение «Файлы».
• На Mac — включить iCloud Drive, при желании подключить папки Документы и Рабочий стол.

Шаг 2. Создать «дом» для бизнеса

• В iCloud Drive создать папку, например, Бизнес.
• Внутри — _Шаблон_Клиент с подпапками под акты, договоры, переписку и т.д.
• Создать два-три клиента или проекта по этой схеме.

Шаг 3. Настроить сохранение с iPhone

• Потренироваться: отсканировать один чек через «Заметки» и сохранить в «Файлы» в новую структуру.
• Попробовать сохранить акт из почты или банка сразу в нужную папку в iCloud.

Шаг 4. Вывести переписку из хаоса

• Выбрать 3–5 самых актуальных клиентов.
• По каждому сделать по 1–2 скриншота ключевых договоренностей и сохранить в их папки.
• Завести по одной заметке на клиента и зафиксировать в ней текущие условия (сумма, сроки, этапы).

Шаг 5. Сделать первый бэкап

• На Mac скопировать папку Бизнес на внешний диск или в другое облако.
• Подписать копию по месяцу, чтобы через время можно было ориентироваться.

Почему это реально экономит время и нервы

Может показаться, что все эти папки и имена файлов — лишняя бюрократия. Но у самозанятого обычно нет времени на поиски потерянных документов и споры с клиентами.

Что дает такая система:

• Быстрый поиск: нужно отправить акт за март прошлого года — вы точно знаете, в какой папке он лежит и как примерно называется.
• Простая отчетность: когда придет время сверки или декларирования дохода, все чеки по месяцам и клиентам под рукой.
• Защита от форс-мажоров: потеря телефона или поломка ноутбука не уничтожает вашу историю работы.
• Спокойная работа с клиентами: легко доказать, о чем договорились, и не тратить время на споры «а вы говорили по-другому».

И главное — всё строится на том, что у вас уже есть: iPhone, Mac, iCloud и стандартные приложения. Никаких сложных CRM, отдельной бухгалтерии и платных сервисов, если вы к ним пока не готовы.

Начните с минимального: одной папки Бизнес в iCloud и единой схемы названий файлов. Остальное придет по ходу — главное, чтобы первая простая система заработала и стала привычкой.